Jak skutecznie zarządzać flotą samochodową?

Wiele firm dzisiaj potrzebuje do swojej działalności floty samochodowej. Są to nie tylko firmy, które zajmują się stricte transportem towarów lub osób, ale też wszystkie firmy, które zapewniają pracownikom pojazdy służbowe. Niektóre firmy potrzebują floty bardzo rozbudowanej. Kluczowe jest odpowiednie zarządzanie flotą samochodową. Jest to niezwykle odpowiedzialne zadanie, które należy rozpatrzyć. Jak skutecznie zarządzać flotą samochodową w firmie?

W artykule znajdziesz informacje na temat:

• Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?
• Budowanie floty samochodowej
• Jak skutecznie zarządzać flotą?
  • Karta flotowa – nieocenione wsparcie w zarządzaniu flotą

Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?

Zarządzanie flotą pojazdów w firmie to niełatwe i bardzo złożone zadanie. Najpierw bowiem trzeba zbudować tę flotę poprzez nabycie odpowiednich samochodów. Później konieczne jest przeprowadzanie działań serwisowych oraz sprzedaż pojazdów po zakończeniu umów leasingowych. Dodatkowo do zadań związanych z zarządzaniem flotą należy kontrola stanu liczników kilometrów w samochodach, rozliczanie kilometrówek kierowców, kontrola zużycia paliwa, dokonywanie oględzin pojazdów oraz zgłaszanie i rozliczanie ewentualnych szkód powstałych na skutek zdarzeń komunikacyjnych. Jest to więc dużo pracy, którą najlepiej powierzyć specjaliście.

Budowanie floty samochodowej

Zanim zacznie się kupować samochody dla firmy, konieczna jest analiza jej potrzeb. Flota musi spełniać wszystkie oczekiwania i potrzeby przedsiębiorstwa. Samochody muszą spełniać wymagania dotyczące przeznaczenia.

Samochody, które mają służyć do transportu towarów, muszą mieć gabaryty dostosowane do wielkości przewożonych towarów, a więc odpowiednią przestrzeń bagażową. Flota pojazdów powinna być oszczędna oraz bezawaryjna, co pomogą stwierdzić specjalne testy przeprowadzane przez instytuty, takie jak GTU czy Dekra.

Przy wyborze aut konieczne jest zwrócenie uwagi na odpowiedni napęd, a także dokładna analiza kosztów związanych z serwisowaniem i naprawami. Najlepiej kupować nowe samochody od renomowanych producentów, którzy zapewniają optymalne parametry, a także największą sprawność aut.

Firmy mogą obecnie korzystać z różnych form finansowania zakupu samochodów. Najpopularniejszą formą jest leasing. Zwykle producenci samochodów oferują kilka wariantów leasingu. Leasing polega na tym, że firma otrzymuje pojazd w zamian za wkład własny oraz terminowe opłacanie kolejnych rat. Kiedy umowa się zakończy, samochód można sprzedać lub zwrócić i wziąć w leasing nowy. Zazwyczaj producenci oferują leasing FSL (full service leasing), czyli wynajem długoterminowy, którego rata zawiera koszty eksploatacji i ubezpieczenie oraz zapewnienie serwisowania i napraw. Taki leasing trwa ponad 24 miesiące. Druga opcja to leasing niepełnoobsługowy, nieobejmujący serwisowania czy napraw. Umowy trwają do 24 miesięcy. Ostatni rodzaj leasingu to dealerski, czyli oferta prowadzona przez dealerów, a jej warunki identyczne jak w leasingu FSL.

Volkswagen oferuje powyższe rodzaje leasingu, jak również samochody na kredyt. Wyboru najlepszej oferty pomoże dokonać specjalny kalkulator leasingowy udostępniony klientom. Wystarczy wybrać auto, podać wysokość wkładu własnego, czas trwania umowy oraz roczny limit kilometrów, a kalkulator wskaże potencjalną wysokość raty.

Jak skutecznie zarządzać flotą?

Zarządzanie flotą to zadanie dla doświadczonego w tym specjalisty. Poza zakupem samochodów administrator floty musi mieć pod kontrolą wiele procesów, takich jak: sprzedaż wyeksploatowanych pojazdów czy tych, którym kończą się umowy leasingowe, zakup kolejnych, obsługa serwisowa, naprawy, oględziny, zgłoszenia szkód, kontrola liczników kilometrów i zużycia paliwa, a także rozliczanie kilometrówek kierowców.

Bardzo ważnym zadaniem jest monitorowanie wykorzystywania pojazdów przez pracowników dzięki nadajnikom GPS instalowanym w pojazdach. Dzięki nim można dokonać ewidencji tras i zliczać przejechane kilometry. Nowoczesne technologie pozwalają na zaoszczędzenie pieniędzy na zakupie paliwa dzięki wyznaczaniu optymalnych tras przez system. Jeśli samochód zostanie skradziony, dzięki nadajnikowi można go łatwo namierzyć.

Osoba zarządzająca flotą pojazdów w firmie to tak zwany fleet manager. Funkcja ta może zostać powierzona komuś z pionu administracyjnego lub firma może skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Decyzja zależy rzecz jasna od wielkości floty (im większa flota, tym trudniej nią zarządzać), ale też specyfiki firmy i wybranego wariantu leasingu.

Karta flotowa – nieocenione wsparcie w zarządzaniu flotą

Karta flotowa lub też karta paliwowa, to swego rodzaju identyfikator samochodu w systemie komputerowym firmy będącej operatorem kart. Na większości kart wydrukowane są numery rejestracyjne pojazdów. Można też wyrobić sobie kartę imienną. Karty paliwowe są bardzo podobne do zwykłych kart płatniczych. Tak samo mają przypisany unikalny PIN i można nimi dokonywać płatności przede wszystkim za paliwo, ale także za przejazdy płatnymi autostradami, tunelami, korzystanie z myjni czy nawet zakup innych elementów eksploatacyjnych, jak na przykład oleje czy płyn do spryskiwaczy.

Od bankowej karty płatniczej karta flotowa różni się tym, że nie może być wykorzystywana dowolnie. Można płacić nią tylko za paliwo i dokonywać innych dozwolonych transakcji, tylko na konkretnych stacjach, na których to jest możliwe.

Karty flotowe niosą za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Największą z nich jest faktura zbiorcza wystawiana na koniec każdego okresu rozliczeniowego przez operatora karty na podstawie ewidencji wszystkich transakcji z danego okresu. Taka faktura to dużo mniej pracy dla księgowych, a nawet niższe koszty związane z księgowością dla firmy korzystającej z usług zewnętrznego biura księgowego. Koszty zależą bowiem zwykle od ilości obsługiwanych dokumentów.

Kolejna korzyść, jaką daje karta flotowa, to bezpieczeństwo (nie tylko transakcji). Karta pozwala mieć wszystko pod kontrolą. Można jej użyć tylko w konkretnych miejscach, znanych właścicielowi firmy. Do tego niektóre dają możliwość ustawienia kategorii produktowej wskazującej, za co można nimi zapłacić. Pozwala to mieć pełną kontrolę nad pracownikami, którym firma powierza pojazdy służbowe. Dzięki temu można uniknąć strat spowodowanych przez nieuczciwe użytkowanie pojazdów przez pracowników.

Niezwykle bogata oferta kart flotowych oraz szeroki zakres oferowanych przez operatorów korzyści sprawia, że odpowiednio wykorzystane karty mogą przyczynić się do zaoszczędzenia niemałych pieniędzy i stać się skutecznym narzędziem do zarządzania flotą pojazdów w firmie. Dzięki kartom wręczonym pracownikom można mieć pod kontrolą eksploatację każdego samochodu i spać spokojnie, bez obaw, że pracownicy przez nieodpowiedzialne zachowanie wygenerują straty dla firmy.