Co daje karta paliwowa?

Karta paliwowa to niezwykle przydatne rozwiązanie dla przedsiębiorców chcących zarządzać w odpowiedni sposób flotą pojazdów w firmie. Zwana też kartą flotową pozwala dokonywać i rejestrować bezgotówkowe płatności za paliwo i nie tylko. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć całkowitą kontrolę nad flotą i wydatkami z nią związanymi, co może pozwolić nawet na zaoszczędzenie niemałych pieniędzy. Czym jest i co daje karta paliwowa?

W artykule znajdziesz informacje na temat:

• Czym są karty paliwowe i jak wybrać odpowiednią kartę?
• Co daje karta przedsiębiorcy?
  • Czas na nową flotę pojazdów

Czym są karty paliwowe i jak wybrać odpowiednią kartę?

Karty paliwowe są dokumentem będącym identyfikatorem samochodu w systemie komputerowym operatora kart. Istnieją różne rodzaje takich kart. Mogą to być karty imienne wydawane firmom, w których z samochodów korzystają konkretni pracownicy, lub karty z wydrukowanym numerem rejestracyjnym pojazdu. Każda karta ma przypisany unikalny PIN, który umożliwia dokonywanie transakcji. Przedsiębiorca może wybrać odpowiednie rodzaje kart do charakteru działalności swojej firmy. Jak dopasować kartę do swojej floty?

Aby wybrać najlepszą kartę paliwową dla swojej firmy, należy przemyśleć kilka istotnych szczegółów. Przede wszystkim trzeba zdefiniować, czy firma ma konkretne stacje benzynowe, na których tankowane są pojazdy, czy nie. Warto sprawdzić, gdzie znajduje się najbliższa odpowiadająca firmie stacja lub czy takie stacje znajdują się na głównych trasach przemierzanych przez pracowników firmowymi autami.

Na różnych stacjach w Polsce są różnorodne ceny. Dlatego warto zastanowić się, jakie rodzaje rabatów przydadzą się firmie, by zaoszczędzić pieniądze. Niestety wyboru nie ma, jeśli chodzi o programy lojalnościowe, które raczej mają wartość dla koncernu paliwowego, a nie dla klienta. Po wyrobieniu karty oczywiście można orientować się na bieżąco w promocjach, o ile ma się na to czas.

Przemyślenia wymaga także kwestia bezpieczeństwa. W końcu karty dostaną pracownicy, do których trudno mieć 100% zaufania, więc warto pomyśleć o zabezpieczeniach przed niewłaściwym użyciem karty. Zwykle karty podczas transakcji weryfikowane są z dowodem rejestracyjnym pojazdu. W przypadku kart imiennych zaś konieczne jest okazanie dowodu tożsamości dla potwierdzenia, że karta faktycznie należy do płacącego.

Warto rozważyć wybór karty z możliwością podania stanu licznika pojazdu. Pozwala to później analizować przebieg oraz zużycie paliwa. Do karty można też przypisać limity transakcyjne, tak samo jak do każdej karty bankowej. Chodzi o maksymalną ilość paliwa, jaką można zakupić w ciągu doby. Dla diesli może to być np. 100 litrów, a dla silników benzynowych 150 litrów. Wszystko po to, by zminimalizować ryzyko ewentualnych strat w przypadku kradzieży karty lub nieuczciwego pracownika.

Jest także możliwość wprowadzenia dodatkowych ograniczeń co do pozostałego asortymentu sklepów przy stacjach benzynowych. Najczęściej karty paliwowe pozwalają na zapłatę jedynie za paliwo, ewentualnie też za myjnię lub olej czy płyn do spryskiwaczy. Można też ustawić inne płatności, takie jak płatności za autostrady.

Co daje karta przedsiębiorcy?

Karty flotowe praktycznie wyeliminowały już płatności gotówką czy zwykłą kartą płatniczą. Najważniejszym powodem tego jest zbiorcza faktura. Operator kart łączy wszelkie transakcje dokonywane przez kierowców firmowych samochodów, a przy końcu okresu rozliczeniowego przedstawia jedną zbiorczą fakturę. Jest to ważna korzyść dla księgowości, gdyż mniej faktur to dla księgowych mniej pracy związanej z księgowaniem oraz przechowywaniem dokumentów. Szczególnie istotne jest to w przypadku firm korzystających z zewnętrznych biur rachunkowych, gdyż bardzo często opłata za usługi księgowe obliczana jest od ilości obsługiwanych dokumentów.

Poza transakcjami dotyczącymi zakupu paliwa w zbiorczej fakturze mogą znaleźć się również opłaty za płatne autostrady, parkingi czy akcesoria kupowane na stacjach benzynowych.

Korzystanie z karty paliwowej daje też bezpieczeństwo transakcji. Nie można posługiwać się nią w tak beztroski sposób jak kartą płatniczą czy gotówką. Karty są akceptowane jedynie w ściśle wyznaczonych miejscach, które są znane właścicielowi firmy. Każda karta ma również kategorię produktową, która jasno określa, za co można nią zapłacić.

Podsumowując, korzystanie z kart paliwowych może przynieść firmie nie tylko oszczędności, zminimalizowanie strat, ale także pełną kontrolę nad firmową flotą pojazdów.

Czas na nową flotę pojazdów

Stwórz w swojej firmie idealną i dobrze zarządzaną flotę pojazdów. Samochody możesz nabyć, korzystając z atrakcyjnych ofert leasingowych, np. marek: Volkswagen, Škoda, Seat, Audi czy Cupra. Myślisz o Volkswagenie? Kalkulator tej marki pomoże Ci wybrać najlepszy leasing samochodów dla swojej firmy. Po skompletowaniu całej już floty dopasuj do swoich samochodów odpowiednie karty, które usprawnią zarządzanie flotą samochodową w Twojej firmie. Dzięki temu będziesz mieć wszystko pod kontrolą i ocenisz, czy pracownicy prawidłowo używają powierzonych im samochodów i nie przekraczają swoich uprawnień co do ich użytkowania.

Odpowiednie przemyślenie sprawy umożliwia radość z wygodnej eksploatacji, nie ponosząc większego ryzyka.

Flota pojazdów jest bardzo istotna szczególnie w firmach transportowych, zarówno w przypadku transportu osób, jak i towarów, a także w firmach, które zapewniają pracownikom samochody służbowe. Im większa firma, tym większa potrzebna flota, a im większa flota, tym trudniej nią zarządzać i mieć wszystko pod kontrolą. Dzięki kartom paliwowym nie trzeba się już o to martwić. Dają one tak wiele korzyści, że żaden przedsiębiorca posiadający w firmie flotę samochodów nie powinien się zastanawiać nad zastosowaniem kart. Zamiast drżeć o to, ile pracownicy wydadzą pieniędzy na paliwo, warto załatwić im karty i spać spokojnie, nie martwiąc się, że wydadzą stanowczo za dużo.